Het briefen van een wervingsbureau kan vermoeiend zijn. U wilt voldoende informatie geven zodat ze aan de slag kunnen, maar niet zozeer dat uw inbreng overweldigend wordt.
Dus hoe kun je dit in evenwicht brengen?
Een goed uitgevoerde briefing is niet slechts een formaliteit; het is de blauwdruk voor uw gehele rekruteringsstrategie.
Zie het als de GPS die uw bureau door het labyrint van de arbeidsmarkt loodst, rechtstreeks naar uw ideale kandidaat.
Als je het mis hebt, bereid je jezelf voor op een rit vol omwegen en doodlopende wegen. Doe het goed, en u bent op de goede weg naar een succesvolle aanwerving.
Hoe zorg je voor de perfecte balans in je briefing? Hoe kunt u precies genoeg informatie verstrekken zonder uw bureau te overweldigen?
Laten we een duik nemen in de kunst en wetenschap van het verzorgen van uw briefing bij wervingsbureaus.
De kunst van het briefen
Laten we één ding duidelijk maken: een slechte briefing is als een slechte filmtrailer. Het geeft óf te veel weg, óf het laat je volkomen in de war.
Dus, hoe bereik je die goede plek?
1. Wees expliciet over hoe je rolt
Hoe werk jij graag? Welke kanalen gebruik je voor communicatie? Op welke tijden ben je beschikbaar?
Hoe duidelijker u van tevoren bent, hoe soepeler de rit zal zijn.
Voorbeeld: vaag vs. duidelijk
Vage briefing: “Bel mij als u vragen heeft.”
Klinkt eenvoudig, toch? Maar het kan zijn dat u de hele dag gebeld wordt, wat uw workflow verstoort en uw productiviteit aantast.
Je recruiter blijft maar gissen wanneer het een goed moment is om je te bereiken, en jij raakt gefrustreerd door de voortdurende onderbrekingen.
Duidelijke briefing: “Ik communiceer het liefst via e-mail voor niet-dringende zaken en telefonisch voor dringende zaken. Normaal gesproken ben ik tussen 14.00 en 16.00 uur bereikbaar voor gesprekken. Als u vragen heeft, stel ze dan samen, zodat we ze kunnen beantwoorden tijdens onze geplande wekelijkse check-in-gesprekken.”
Zie het verschil? In de expliciete briefing heb je duidelijke grenzen en verwachtingen gesteld.
U heeft uw favoriete communicatiekanalen en beschikbare tijden gespecificeerd, zodat de recruiter gemakkelijker weet hoe en wanneer hij u kan bereiken. Bovendien heb je een systeem opgezet voor regelmatige check-ins, zodat je de hele week niet wordt bestookt met telefoontjes en e-mails.
Vergeet niet dat uw rekruteringspartner er is om u tijd en energie te besparen, en niet om u voortdurend van uw werk af te houden. Wees dus expliciet en maak uw leven een stuk eenvoudiger.
Quick win: stel grenzen
Wil je niet dat recruiters je bellen tijdens je heilige lunchpauze? Zeg het. Grenzen stellen kan je later onnodige stress besparen.
2. De duivel zit in de details
Als het gaat om het beschrijven van de functie en uw bedrijf, kijk dan niet alleen naar de oppervlakte.
Duik diep. Welke tools gaat de kandidaat gebruiken? Wat is de teamsfeer? Hoe meer je morst, hoe beter de match zal zijn.
Voorbeeld: oppervlakteniveau vs. diepe duik
Functieomschrijving op oppervlakkig niveau: “We zijn op zoek naar een softwareontwikkelaar die bekend is met Python om ons dynamische, snelle team te versterken.”
Oké, leuk. Maar wat betekent dat eigenlijk? Wat gaat de ontwikkelaar daadwerkelijk doen? Hoe ziet het team eruit?
Diepgaande functieomschrijving: “We zoeken een Python-ontwikkelaar die zich voornamelijk gaat bezighouden met het automatiseren van datapipelines. Je gebruikt tools als Airflow en Docker in een team dat waarde hecht aan programmeren en codereviews. We hebben tweewekelijkse sprints en een maandelijkse 'Hack Day' waar we nieuwe technologieën verkennen. Ons team is divers, met een 50/50 genderverdeling en leden uit vijf verschillende landen. We waarderen open communicatie en hebben een ‘no-blame’-cultuur als er iets misgaat.”
Zie je hoe de tweede beschrijving een veel duidelijker beeld schetst? Er wordt gesproken over de specifieke tools, de werkstijl van het team en zelfs de samenstelling van het team.
Dit detailniveau helpt de recruiter een kandidaat te vinden die niet alleen technisch gekwalificeerd is, maar ook cultureel geschikt is.
Quick win: ga verder dan modewoorden
Laat de generieke termen als ‘dynamisch’ en ‘snel’ achterwege. Wees specifiek over wat uw bedrijf drijft.
Voorbeeld: modewoorden versus echt gepraat
Met buzzwords gevulde beschrijving: “Wij zijn een dynamisch, snel en innovatief bedrijf.”
Echte praatbeschrijving: “We werken in sprints van twee weken, hebben een platte organisatiestructuur die de inbreng van medewerkers stimuleert en besteden 10% aan werktijd aan het leren van nieuwe vaardigheden of het werken aan passieprojecten.”
De ‘Real Talk’-versie geeft een recruiter veel meer om mee te werken.
Het gaat niet alleen om 'dynamisch' of 'snel' zijn, het gaat erom hoe dat zich daadwerkelijk vertaalt in de dagelijkse bedrijfsvoering en de bedrijfscultuur.
3. Cultuur is echt
Jouw bedrijfscultuur is meer dan alleen ‘open’ of ‘professioneel’. Het is hoe je werkt, speelt en communiceert.
Geef recruiters dus een inside scoop. Hebben jullie teamlunches? Zeg het. Hecht u waarde aan transparantie? Maak het bekend.
Voorbeeld: vaag versus levendig
Vage cultuurbeschrijving: “We hebben een open en professionele cultuur.”
Wat betekent dat? Hoe openen? Professioneel in welke zin?
Levendige cultuurbeschrijving: “We hanteren een opendeurbeleid waarbij iedereen op elk moment met de leiding kan spreken. We hebben ook 'Transparency Tuesdays', waar het hele bedrijf samenkomt om zakelijke updates en uitdagingen te bespreken. Onze dresscode is business casual, maar het draait allemaal om 'Casual Fridays'. We hebben ook maandelijkse teamlunches en driemaandelijkse teambuildingevenementen buiten de locatie.”
Zie het verschil? De levendige beschrijving geeft een recruiter een goed beeld van hoe het is om bij uw bedrijf te werken.
Het is niet alleen “open” of “professioneel”; het is een levende, ademende cultuur.
Quick win: show, don’t tell
Heeft u een bedrijfsblog of sociale media? Deel het met recruiters om hen een echt gevoel van uw cultuur te geven.
Voorbeeld: vertellen vs. laten zien
Vertellen: “We zijn een gezellig team.”
Tonen: “Kijk eens naar de Instagram van ons bedrijf, waar we kijkjes achter de schermen plaatsen van onze teamlunches, 'Hack Days' en zelfs onze jaarlijkse 'Office Olympics'. Je kunt ook onze blog lezen waar medewerkers inzichten delen over hun rollen, projecten en hoe een typische dag er voor hen uitziet.”
Door te laten zien in plaats van alleen maar te vertellen, geef je recruiters een authentieker en tastbaarder beeld van jouw bedrijfscultuur. Het is één ding om te zeggen dat je 'van plezier houdt', maar het is iets anders om het in actie te laten zien.
4. Houd de gaten zonder een stalker te zijn
Regelmatige check-ins zijn cruciaal, maar niemand houdt ervan om op microniveau te worden beheerd.
Plan deze van tevoren, zodat beide partijen weten wat ze kunnen verwachten.
Voorbeeld: De verkeerde manier vs. de goede manier
De verkeerde manier: “Hou mij gewoon op de hoogte.”
Dit is te vaag en kan leiden tot te veel updates die aanvoelen als stalking of tot te weinig updates waardoor u zich buitengesloten voelt.
De goede weg: “Laten we elke dinsdag om 10.00 uur een inhaalgesprek van 15 minuten houden om de voortgang en eventuele obstakels te bespreken. Mocht er iets dringends zijn, stuur mij dan gerust een e-mail.”
Dit schept duidelijke verwachtingen en grenzen. Het is geen micromanagement; het is effectieve communicatie.
Quick win: gebruik HirePort voor gecentraliseerde communicatie
Waarom meerdere incheckschema's combineren als u alles op één plek kunt centraliseren?
Voorbeeld: de ouderwetse manier versus de HirePort-manier
Op de ouderwetse manier: Het bijhouden van een mapstructuur voor inboxen voor check-ins bij meerdere bureaus. Dit kan overweldigend en snel worden.
De HirePort-manier: Gebruik de gecentraliseerde communicatie-inbox van HirePort om al uw communicatie te beheren. U kunt eerdere discussies en updates volgen. Alles op één plek, dus geen overdaad aan e-mail meer.
Waarom HirePort uw briefing-wingman (of wingwoman) is
Met HirePort kunt u al uw briefings stroomlijnen via onze chatbox.
Voer uw functieprofiel en verwachtingen één keer in, en boem! Het is toegankelijk voor al uw wervingsbureaus plus meer dan 350 HirePort-leveranciers wanneer dat nodig is.
Over tijdwinst gesproken!
Klaar om je briefingspel naar een hoger niveau te tillen?
Als u er zin in heeft om uw briefingproces zo soepel mogelijk te laten verlopen, waarom zou u HirePort dan niet in actie zien?
Klik op de onderstaande link om een demo te boeken en ontdek hoe wij uw recruitmentleven een stuk eenvoudiger kunnen maken.
