Functieomschrijvingen gaan niet alleen over banen: een gids voor het schrijven van een functieomschrijving

Eerste indrukken gaan een leven lang mee. Uw functiebeschrijving creëert die eerste indruk op veel potentiële medewerkers. Het is een kans om het verhaal van het bedrijf te vertellen. Het is een kans om kandidaten ervan te overtuigen waarom zij dit bedrijf boven alle andere moeten kiezen. Je wilt immers topkandidaten aannemen en zij zullen hoogstwaarschijnlijk meer dan één keuze hebben. Dat gezegd hebbende, verkoop je de baan nog steeds en moet je iets vinden om erover te verkopen. Elke rol van Software Engineer vereist bijvoorbeeld codering in een of andere taal, maar het gaat erom te laten zien waarom deze rol spannender is dan de rol die ze eerder lazen, en de baan die ze willen verlaten.

Het gedeelte ‘Over ons’

Wat is jouw verhaal?

Het eerste deel van een functiebeschrijving moet een introductie tot het bedrijf zijn. Om dat goed te doen, moet je het verhaal van het bedrijf kennen en weten wat het werkgeversmerk is. Een werkgeversmerk is in wezen hoe een externe persoon denkt dat het is om bij het bedrijf te werken. Het is de reputatie van het bedrijf en wat het onderscheidt van anderen. Het verhaal van het bedrijf is het werkgeversmerk dat op een meer herkenbare en boeiende manier wordt gepresenteerd. Soms gaat het verhaal over hoe het begon, hoe er gewerkt wordt of wat de missie is. Het moet duidelijk maken wat het bedrijf onderscheidt. Het moet ook de informatie doorgeven die kandidaten doorgaans willen weten. Neem elementen op zoals met wat voor soort mensen ze zullen werken en hoe het leiderschapsteam leiding geeft, de omgeving, de fysieke (of virtuele) plek waarin ze zullen werken, en het allerbelangrijkste: vermeld waarom het uniek is – vertel het verhaal.

Waarom jouw verhaal vertellen?

Wij weten dat het handhaven van een gezonde bedrijfscultuur essentieel is. Een team moet technisch in staat zijn zijn werk te doen. Maar ook hoe ze dat doen en hoe individuele teamleden in hun team passen, is belangrijk. Er zijn meerdere redenen waarom u een goede bedrijfscultuur wilt: medewerkers behouden, meer betrokken medewerkers hebben, samenwerking, goede moraal, enz. Als u meer wilt weten over de waarde van een gezonde bedrijfscultuur, kunt u hier meer informatie over vinden. Het verhaal vertellen gaat over het aantrekken van het juiste type kandidaat, die zal gedijen in de bedrijfscultuur en in het team. Een goed ‘Over ons’-gedeelte kan ook de algehele naamsbekendheid van de werkgever verbeteren. Niet iedereen die de arbeidsmarkt in de gaten houdt, is klaar om te verhuizen, maar opvallen en het zal een bedrijf zijn dat ze zich zullen herinneren. Wanneer die kandidaten een punt bereiken waarop ze klaar zijn om een stap te zetten, zullen ze zich het bedrijf waarschijnlijk herinneren.

Het gedeelte ‘Over de rol’

Waarom is dit anders dan de rest?

Waar u ook voor inhuurt, anderen doen dat ook. Als u op uw functietitel zoekt, zullen er ook vele andere verschijnen. In dit deel verkoop je dus je baan. De software-ingenieurs gebruiken in de wetenschap dat ze een voorbeeld van bovenaf moeten coderen: ze weten dat ze dat gaan doen (net zoals copywriters weten dat ze in de rol van copywriter zullen schrijven). Vertel kandidaten waarom coderen voor dit bedrijf anders en spannend zal zijn. Denk na over verkoopargumenten, maar wees duidelijk en kort. Dit deel moet nog steeds een samenvatting van het werk zijn en mensen een duidelijk beeld geven van wat het inhoudt.

Het gedeelte ‘Verantwoordelijkheden’

Wees gewoon specifiek.

Zo simpel is het. Maak een lijst met opsommingen waarin precies staat wat deze persoon in uw bedrijf gaat doen. Hier vertelt u uw software-ingenieur dat hij/zij daadwerkelijk gaat coderen. Maar er is nog meer aan de hand, dus nogmaals gewoon wees specifiek. Voeg bijvoorbeeld iets toe over de taal en het type product dat ze gaan maken. Als iemand klaar is met het lezen van dit deel, moet hij of zij een duidelijk idee hebben van hoe zijn/haar dagelijkse werk er in deze rol uit zou zien. Neem de belangrijkste aspecten op, maar niet elk detail. Ongeveer 10 opsommingstekens zouden voldoende moeten zijn.

Het gedeelte “Vereisten”.

Wat wil je en wat heb je nodig?

Een belangrijke vraag die u moet stellen voordat u voor welke functie dan ook gaat inhuren. U moet een duidelijk beeld hebben van hoe uw ideale kandidaat eruit ziet. Je moet ook accepteren dat jouw ideaal precies dat is: een ideaal. De kans is groot dat de kandidaten die u ontmoet, niet over al uw ideale eigenschappen beschikken. Daarom moet je een duidelijk idee hebben van welke vereisten wensen zijn en welke behoeften. Zorg ervoor dat de “minimale” en “voorkeursvereisten” in uw functiebeschrijving worden vermeld en wees niet te beperkend als het gaat om de minimumvereisten.

Naar wie ben je op zoek?

Uw vereisten mogen niet alleen een lijst van ervaring, technische vaardigheden en kwalificaties zijn. Soft skills zijn het overwegen waard en het vermelden waard. Wanneer u beslist welke soft skills u in een kandidaat moet zoeken, moet u rekening houden met twee dingen: wat zijn de sleutelkwaliteiten waardoor iemand in de bedrijfscultuur past en wat zijn de sleutelkwaliteiten die hem/haar in staat stellen dit werk op de juiste manier uit te voeren. Soft skills zijn over het algemeen aan te leren, maar zijn vaak ook aangeboren, simpelweg zoals iemand is. We weten allemaal dat sommigen van ons zich beter kunnen aanpassen, kritischer kunnen nadenken, meer aandacht besteden aan details of creatiever zijn dan anderen. Dit zijn de soorten vaardigheden die de moeite waard zijn om aan uw vereisten toe te voegen.

De optionele onderdelen

Er kan andere informatie zijn waarvan u wilt dat kandidaten deze weten. Dit omvat vaak elementen van het werkgeversmerk of de cultuur die niet pasten in uw 'Over ons'-gedeelte. Als uw bedrijf bijzonder goede arbeidsvoorwaarden heeft of als u goed gedefinieerde waarden heeft (waar uw bedrijf echt naar leeft), kan het de moeite waard zijn om deze onderaan toe te voegen als onderdeel 'Voordelen' of 'Onze waarden'.

Dat zijn alle onderdelen die uw functiebeschrijving zou moeten bevatten, en de volgorde waarin ze over het algemeen verschijnen. De structuur van een functiebeschrijving is vrij standaard, maar de inhoud ervan zou dat niet moeten zijn. Toptalent zoekt naar wat een bedrijf onderscheidt. Ze weten dat ze geen genoegen hoeven te nemen met een gemiddeld bedrijf, dus presenteer het bedrijf niet als een gemiddeld bedrijf. Elk bedrijf heeft op de een of andere manier een uniek verhaal, en je moet kandidaten enthousiast maken voor wat het bedrijf te bieden heeft. We bestaan niet op een arbeidsmarkt waar kandidaten alleen maar zoeken naar banen die ze kunnen doen. Ze zoeken een baan die ze willen doen, in een bedrijf dat een goede eerste indruk heeft achtergelaten.